Guida al portale

Istruzioni passo-passo per registrarsi, prenotare, consultare disponibilità e usare gli Eventi Parrocchiali.

📘 Guida completa al Portale PB

Questa guida spiega come usare il Portale Parrocchia Borgo Maggiore per registrarsi, prenotare gli spazi del Centro Comunitario Don Bosco, consultare le disponibilità, gestire i messaggi anonimi, ricevere notifiche via email o Telegram e partecipare agli Eventi Parrocchiali. Il portale è stato progettato per proteggere i dati personali, rendere tracciabili le richieste e semplificare il lavoro di Parrocchia, gestori e utenti.

🔐 1. Accesso, registrazione e approvazione

Per usare le funzioni di prenotazione occorre avere un account approvato dalla Parrocchia.

Clicca su Richiedi la registrazione.
Inserisci nome, cognome, email, cellulare e ISS / C.F.
Inserisci la tua email: sarà usata anche come nome utente per accedere.
Seleziona il tuo Gruppo / Associazione / Privato. Questa informazione viene usata anche nelle prenotazioni.
Compila il motivo della richiesta, accetta la Privacy Policy e invia.

Se dimentichi la password, dalla schermata di accesso usa il link Password dimenticata?: riceverai via email le istruzioni con il layout del Portale PB per impostarne una nuova. Se ti registri come utente/gruppo privato, l’account può essere attivato automaticamente, ma le prenotazioni private restano sempre soggette ad approvazione. Le richieste legate a gruppi o associazioni vengono verificate dagli amministratori prima dell’attivazione.

⚡ 2. Azioni rapide e area utente

Dopo il login trovi le Azioni rapide, pensate per raggiungere subito le funzioni principali:

Nuova prenotazione: apre il modulo per richiedere uno spazio.
Le mie prenotazioni: mostra le richieste create dal tuo account.
Messaggi anonimi: mostra le conversazioni mediate dal portale, con badge dei non letti.
Eventi Parrocchiali: compare quando sono aperte adesioni a iniziative occasionali.
Guida al portale: apre questa guida.

L’area utente può aggiornarsi automaticamente per mostrare nuovi messaggi o aggiornamenti. Se stai compilando un modulo, l’aggiornamento viene rinviato per non perdere i dati inseriti. Nel footer trovi la release installata e l’orario dell’ultimo aggiornamento.

📝 3. Come creare una prenotazione

Il modulo di prenotazione è organizzato per raccogliere solo le informazioni necessarie alla valutazione della richiesta.

Scegli lo spazio principale.
Se ti servono più spazi nella stessa richiesta, attiva l’opzione dedicata e seleziona gli ambienti aggiuntivi.
Inserisci il titolo attività / incontro, ad esempio riunione gruppo, compleanno, incontro catechismo.
Indica data e ora di inizio e data e ora di fine: i minuti disponibili sono 00 e 30.
Verifica che l’orario rientri nella fascia prenotabile configurata dalla Parrocchia.
Indica gruppo/associazione/privato, referente, cellulare e numero partecipanti.
Seleziona eventuali attrezzature o servizi aggiuntivi.
Controlla eventuale contributo e cauzione.
Accetta Regolamento, Privacy Policy e condizioni cauzione quando previste.
Invia la richiesta.

Il sistema controlla automaticamente conflitti, fascia oraria e disponibilità. Dopo la selezione di spazio, data e orari, il modulo mostra anche un avviso immediato sotto le date se la fascia scelta risulta libera o già occupata. L’invio della richiesta non implica sempre conferma immediata: dipende dallo stato dell’utente, dal gruppo e dalle regole configurate. Il menu Spazio / Risorsa principale mostra solo le risorse prenotabili dal gruppo selezionato: se prenoti come privato, non vedrai le risorse riservate ai gruppi interni; se fai parte di un gruppo autorizzato, vedrai le risorse compatibili con quel gruppo. Utente privato resta sempre disponibile: anche chi appartiene a uno o più gruppi/associazioni può prenotare come privato per eventi personali o risorse a pagamento. Per questo motivo l’uso privato è considerato un’opzione di base dell’account e non compare come normale gruppo aggiuntivo da assegnare.

🕒 4. Orari consentiti per prenotare

Le prenotazioni possono essere richieste nelle fasce orarie consentite dalla Parrocchia, oggi comprese tra 08:00 e 23:30. Una prenotazione non può iniziare prima delle 08:00 né terminare dopo le 23:30. Il controllo vale sia per le prenotazioni singole sia per quelle ricorrenti. Se una sola occorrenza di una ricorrenza esce dalla fascia consentita o va in conflitto con un’altra prenotazione, il sistema può bloccare la richiesta o inviarla in valutazione.

🔁 5. Prenotazioni ricorrenti

La ricorrenza serve per attività che si ripetono nel tempo, ad esempio incontri settimanali, attività formative, riunioni periodiche o appuntamenti annuali. Puoi scegliere la frequenza disponibile nel modulo, come settimanale, mensile o annuale. Per la frequenza settimanale puoi selezionare i giorni della settimana. Per mensile e annuale il sistema usa la data di partenza come riferimento. Le ricorrenze sono soggette a controlli più restrittivi: la Parrocchia può stabilire quante occorrenze un utente può creare automaticamente. Oltre il limite assegnato, la serie resta in approvazione anche se l’utente è normalmente autorizzato alle prenotazioni automatiche.

🏷️ 6. Stati della prenotazione

In attesa: richiesta inviata e in valutazione.
Approvata: richiesta accettata dalla Parrocchia.
In attesa cauzione: la richiesta richiede il versamento/registrazione della cauzione.
Confermata: la cauzione è stata registrata, quando prevista.
Rifiutata: richiesta non accolta.
Cancellata: prenotazione annullata.

Gli utenti possono cancellare autonomamente una prenotazione solo entro il limite previsto, normalmente fino a 48 ore prima dell’evento. In caso di disdetta entro le 48 ore precedenti l’evento vengono trattenuti 20,00 € totali; se la disdetta arriva prima delle 48 ore, la cauzione viene restituita integralmente.

💶 7. Contributi e cauzione

Per gruppi esterni o privati può essere richiesta una cauzione di 50,00 €. La cauzione non è un pagamento del servizio: è una garanzia per il corretto utilizzo degli ambienti. La cauzione può non essere restituita, in tutto o in parte, in caso di locali lasciati sporchi, danni, mancato rispetto delle regole o altre irregolarità riscontrate dai gestori. In caso di disdetta entro le 48 ore precedenti l’evento vengono trattenuti 20,00 € totali. Se la disdetta arriva prima delle 48 ore, la cauzione viene restituita integralmente. Dopo l’evento, se il controllo è positivo, riceverai una mail che comunica che la cauzione è pronta al ritiro presso il bar del Centro Comunitario. Se invece la cauzione viene trattenuta o aggiornata in altro stato, riceverai una comunicazione specifica con le informazioni disponibili. Quando è previsto un contributo per l’uso degli spazi, il portale lo mostra come stima o riepilogo secondo il gruppo selezionato e le impostazioni configurate dalla Parrocchia.

📅 8. Disponibilità, calendario e privacy

Da PC o tablet puoi consultare il calendario. Da smartphone il portale privilegia una vista più semplice e leggibile delle disponibilità. Per proteggere la privacy, le prenotazioni degli altri utenti non mostrano nome, cognome, email o dettagli privati: vengono indicate come Occupata. Le tue prenotazioni, invece, mostrano titolo, stato e dettagli. Se hai bisogno di coordinarti con chi ha prenotato una risorsa, usa la funzione Richiedi contatto: il portale apre una conversazione anonima tra gli utenti interessati senza esporre automaticamente i dati personali.

📩 9. Messaggi anonimi e richieste di contatto

I messaggi anonimi servono per far dialogare due utenti quando uno ha bisogno di contattare chi ha già prenotato una risorsa. Il sistema mostra interlocutori generici, come Utente interessato o Referente prenotazione. Nomi, cognomi ed email non vengono mostrati automaticamente. Ogni utente può decidere liberamente se presentarsi nel testo del messaggio. Quando ricevi una notifica via email puoi rispondere in due modi:

aprendo il portale e scrivendo nella chat anonima;
rispondendo direttamente alla mail ricevuta, senza modificare l’oggetto.

La risposta via email viene importata nella chat anonima. Il portale non invia copie tecniche al mittente, così si riduce il rischio di rispondere alla mail sbagliata. La casella tecnica usata dal sistema è una coda di transito: dopo importazione o scarto controllato, le email vengono eliminate dalla mailbox e la conversazione resta nel portale. La chat rimane visibile fino al giorno successivo all’evento. Dopo quel termine non viene più mostrata nell’area utente.

✉️ 10. Notifiche via email

Il portale invia email per tenerti aggiornato sui passaggi principali. Potresti ricevere notifiche per:

registrazione e approvazione account;
prenotazione inviata, approvata, rifiutata o cancellata;
aggiornamenti relativi alla cauzione;
nuovi messaggi anonimi;
Eventi Parrocchiali e gestione adesioni.

Per le chat anonime puoi rispondere direttamente alla mail ricevuta. Per altre comunicazioni, leggi sempre il contenuto della mail: alcune sono informative, altre contengono link di gestione o istruzioni operative.

📲 10-bis. Notifiche Telegram

Quando il servizio è abilitato dalla Parrocchia puoi collegare il tuo account Telegram dal portale e ricevere notifiche rapide operative. Il collegamento avviene tramite il bot/canale Telegram della Parrocchia: apri il pulsante Collega Telegram, premi Avvia su Telegram e torna nel portale per confermare il collegamento. Il solo collegamento non abilita automaticamente tutte le notifiche: la Parrocchia può decidere quali notifiche personali o operative attivare per il tuo account. Puoi scollegare Telegram dal portale quando non desideri più mantenerlo associato.

🍽️ 11. Eventi Parrocchiali

La sezione Eventi Parrocchiali compare quando sono aperte iscrizioni a pranzi, cene o iniziative occasionali. Ogni evento può essere pubblicato prima del login oppure solo dopo l’accesso. Alcuni eventi possono essere destinati a tutti, altri solo a uno o più gruppi/associazioni abilitati.

Apri Eventi Parrocchiali.
Scegli l’evento disponibile.
Inserisci i dati richiesti.
Indica il numero dei partecipanti.
Accetta la Privacy Policy.
Invia l’adesione.

Dalla mail di conferma puoi gestire l’adesione, modificare il numero partecipanti o annullare entro il termine previsto. Anche per gli eventi occasionali l’annullamento online è consentito fino a 48 ore prima; in caso di disdetta entro le 48 ore potranno essere trattenuti 20,00 € totali dalla cauzione, quando prevista.

📱 12. Uso da smartphone e PWA

Il portale è utilizzabile da smartphone, tablet e computer. Da mobile l’esperienza è più compatta: le funzioni principali restano disponibili, mentre le attività gestionali avanzate sono consigliate da PC o tablet. Il portale può anche essere installato come app PWA. Su Android/Chrome o desktop compare il pulsante Installa Portale PB quando il browser lo consente. Su iPhone/iPad usa Safari: Condividi → Aggiungi alla schermata Home. Le funzioni operative richiedono comunque connessione internet.

🛡️ 13. Sicurezza e buone pratiche

Usa una password sicura e non condividerla. Nel modulo di registrazione e nella login puoi usare il pulsante Mostra/Nascondi per controllare quanto digitato prima dell'invio.
La password distingue maiuscole e minuscole.
Non inserire dati personali non necessari nei messaggi anonimi, salvo tua scelta.
Controlla sempre date, orari, risorse e numero partecipanti prima di inviare.
Leggi Regolamento, Privacy Policy e condizioni cauzione prima di confermare.
In caso di dubbi usa il link Segnalazioni nel footer.

🧭 14. Come è progettato il portale

Il portale è stato progettato con alcune regole di fondo:

Controllo umano: la Parrocchia mantiene sempre la possibilità di approvare, rifiutare, modificare o verificare richieste.
Privacy: le prenotazioni altrui non mostrano dati personali.
Tracciabilità: le comunicazioni importanti passano dal portale o da email collegate al sistema.
Semplicità per gli utenti: le funzioni più usate sono nelle Azioni rapide.
Sicurezza operativa: orari, cauzioni, ricorrenze e permessi vengono controllati dal sistema.

Queste regole aiutano a usare gli spazi in modo ordinato, trasparente e rispettoso della comunità.

📣 Comunicazioni con allegato

Alcune comunicazioni pubblicate dalla Parrocchia possono includere un allegato (documento o immagine) scaricabile direttamente dal portale, in fondo al testo della comunicazione.

📱 Uso da tablet e calendario in lista

Da tablet e PWA il calendario può essere mostrato in modalità lista per rendere più leggibili occupazioni, risorse e aggiornamenti. La legenda risorse resta vicina al calendario e aiuta a riconoscere gli spazi tramite colore. I riquadri di sicurezza account, calendario personale e area operatore sono organizzati in modo compatto per ridurre spazio vuoto e mantenere le funzioni principali a portata di mano.

👥 Gruppo principale e altri gruppi

Ogni utente può avere un gruppo principale e, se approvati dalla Parrocchia, altri gruppi o associazioni collegati al proprio profilo. Nel modulo di prenotazione il campo Gruppo / Associazione / Privato propone automaticamente il gruppo principale. Se sei autorizzato per altri gruppi, puoi scegliere quello corretto. Se prenoti per uso privato, seleziona la voce privata: in quel caso si applicano contributi e cauzione previsti per l’uso privato. Le comunicazioni possono essere inviate anche a più gruppi: se fai parte di un gruppo collegato al tuo profilo potrai ricevere gli avvisi relativi a quel gruppo.

👥 Selezione di più gruppi

In fase di registrazione puoi indicare il gruppo principale e, se fai parte di altre realtà parrocchiali o associazioni, selezionare anche altri gruppi. Nel menu multiplo usa CTRL su Windows o CMD su Mac mentre clicchi per scegliere più voci. L’amministratore verificherà le appartenenze prima di renderle disponibili nelle prenotazioni.

🔎 Verifica disponibilità con tutte le sale

Nella schermata di accesso, la Verifica disponibilità sale elenca ora tutte le sale attive, comprese quelle riservate a gruppi interni o esterni: quelle riservate sono raggruppate sotto "Riservate a gruppi autorizzati" e mostrano a chi sono destinate. Per inviare una richiesta su una sala riservata occorre comunque accedere con un account del gruppo autorizzato.

🍽️ Eventi Parrocchiali più raccolti

Quando sono aperti più eventi contemporaneamente, l’elenco in Eventi Parrocchiali mostra un riepilogo compatto per ciascun evento (titolo, data, posti); toccando o cliccando si apre l’evento scelto con la descrizione completa e il modulo di adesione, mentre gli altri restano chiusi.

👤 Menu Account

In alto a destra, dove compare il tuo nome (Ciao, Nome ▾), trovi il menu con le tue sezioni personali. Da smartphone il nome non entra nella barra: al suo posto c'è la stessa icona utente, che apre lo stesso menu.

Sicurezza account: attiva o gestisci la verifica in due passaggi (2FA), quando disponibile per il tuo utente.
Notifiche Telegram: collega o scollega il tuo account Telegram.
Calendario personale: link da copiare per aggiungere le tue prenotazioni al calendario di telefono o computer.
Esci: chiude la sessione.

🍺 Turni del circolo

Se fai parte dei gestori del circolo trovi la sezione Turni circolo direttamente nella tua area utente, tra le altre sezioni, con il pulsante + / - per aprirla e chiuderla; c'è anche fra le Azioni rapide in alto e nel menu sotto il tuo nome. La sezione è visibile ai soli gestori. I turni riguardano le serate di apertura, dal lunedì al sabato. Nella settimana della tua squadra puoi prenderti una serata libera con Prendi e lasciarla con Libera finché non è passata. Se non risulti assegnato a una squadra, chiedi al responsabile di inserirti.

🗓️ Disponibilità per i turni

Quando tocca alla tua squadra, nella sezione Turni circolo trovi il riquadro Le tue disponibilità: spunta tutte le serate in cui potresti esserci, non solo quella che preferisci. Non stai prenotando: sarà il responsabile ad assegnare i turni. Indicare tutte le serate possibili è importante: il responsabile vede chi ha poche alternative e assegna per primo chi può in una sola sera, così nessuno resta escluso perché qualcun altro è arrivato prima.

✉️ Richieste alla Segreteria Parrocchiale

Dall'area utente puoi inviare una richiesta scritta alla segreteria o al parroco: certificati (battesimo, cresima, matrimonio), richieste di appuntamento, iscrizioni a catechismo e attività, oppure una richiesta generica.

Apri la sezione Richieste alla Segreteria Parrocchiale, premi Nuova richiesta, scegli la categoria, scrivi l'oggetto e il messaggio e, se serve, allega un documento. Riceverai una email quando la segreteria risponde.

Rispondi sempre dal portale, aprendo la richiesta e usando il riquadro di risposta: a differenza dei Messaggi anonimi, le risposte inviate rispondendo alla email di notifica non vengono importate nella conversazione e andrebbero perse. Ogni richiesta ha uno stato (Nuova, Presa in carico, Risposta data, Chiusa) che ti dice a che punto è la lavorazione.

🗂️ Sezioni chiuse all'apertura

Quando entri nell'area utente tutte le sezioni si presentano chiuse, sia da computer sia da smartphone: la pagina resta corta e scegli tu cosa aprire premendo il pulsante + / − sull'intestazione della sezione.

Fa eccezione il caso in cui arrivi da un link diretto (per esempio dalla email che ti avvisa di una risposta): in quel caso la sezione interessata si apre da sola.

Inoltre, dopo un salvataggio la pagina non torna più in cima: resta dove stavi lavorando.